こんにちは。
現役MRのリョウタです。
先週、営業所管轄でWeb講演会を実施しました。
昨年まではまだZoomで講演会をやるのが一般的ではありませんでしたから、専門の業者に依頼して別のプラットフォームで実施していましたが、Zoomだと簡単だからという理由で業者への依頼がバツになり、本社企画以外のWeb講演会はMRだけで実施しなくてはならなくなりました。
今年は営業所管轄でも3回目でしたし、私は裏方として参加するのは初でした。
実際にWeb講演会の運営をやってみて、「これはMRだけでやってもいいのだろうか？」という疑問が湧きましたので、共有したいと思います。
リアル講演会よりも慣れが必要
結論から言うと、もう少しZoomでのWeb講演会に慣れるまでは専門業者抜きでやるのは非常にリスキーだということがわかりました。
私はリアル講演会ならここ5年以上、毎年3～5回くらいはコンスタントに自分で企画し実施しています。
しかしWeb講演会は、慣れもあるでしょうが、それだけでは解決できない可能性があるような思わぬハプニングが起こり得ます。
まず、地方だと特にネットの通信環境が最もリスキーです。
会場がけっこうグレードの高いホテルの会議室だったとしても、地方だと部屋によって、時間帯によってはネット環境が悪くなることがあって、これはなかなか避けられません。
事実、幸いなことに当日はネット環境には問題がありませんでしたが、数日前のリハーサルのときには同じ会場で通信が切れてZoomが落ちました。
また、同じ会社の他の営業所がWeb講演会を行ったときには、当日にネットが落ちてiPadのテザリングでなんとか繋ぎ直して最後までやったと言う話を聞きました。
専門業者であれば、通信環境も複数用意していたりすると思いますが、会社がそこまで用意してくれない場合は会場の通信環境頼みになってしまいます。
また、いくらZoomが扱いやすいと言っても、音声や映像が常に滞りなく視聴者に届いているかをチェックするのは相当神経を使います。
難しかったところは、ホスト側のPCで音声や映像の切り替えを一度でも行ってしまうと、演者や座長側の画面では自由に音声や映像のONやOFFを切り替えられなくなってしまいます。
かといって逐一演者の先生のPCを横から触って音声や映像の切り替えをするわけにもいきませんので、できればホスト側で操作したいところです。
操作の順番を間違えたり、操作するのをうっかり忘れてしまうと、その後の進行ができなくなってしまうのはWeb講演会ならではだと思いました。
講演会で失敗すると多数に迷惑がかかる
リアル講演会だと、経験に多くの蓄積があるので、地方の講演会ならイベント会社に頼らなくてもMRだけで実施できてしまいます。
30～50名規模の講演会なら、いつもは隣の地区担当のMRにお願いして3名でやっています。
それでも、Web講演会は専門の業者に依頼しないといつかドエライ事故につながるんじゃないかと思っています。
今回は役割者の先生の依頼事項を叶えようと急きょ設定を変えなければならなくなり、5分ほど開始時間を遅延させただけで、あとはなんとか無事に会を終えることができましたが、次に上手くいくかどうかは神頼みという感があります。
Web講演会に慣れる方が早ければ、リアル講演会のように難なくできるようになるのかもしれませんが、事故を起こした時のカバーができる人がいないので恐怖感があるのかもしれませんね。
もしもミスをして講演会が止まってしまったら、Web講演会に参加してくれている視聴者と、演者、座長などの役割者の先生全員に残念な思いをさせてしまうことになります。
Web講演会を実施し終えた後は、本当に心身が疲れました。
大手製薬メーカーではMR3～4名でWeb講演会を実施させるような会社はないかもしれませんが、みなさんもWeb講演会を自分たちで実施するときには、充分なリスクマネジメントを行ってくださいね。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
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