こんにちは。
現役MRのリョウタです。
緊急事態宣言が解除されてから、一度は病院の訪問規制も緩和されてMRも外勤再開できました。
しかし、ここ最近の第2波から再び訪問規制が再開し、MRが病院へ訪問して直接医師と面談することが難しくなってきています。
前回の緊急事態宣言のように半強制的に社会活動を止めることを今回はしていないため、第2波はしばらく収まらない可能性が高いですね。
そうなると、いよいよ医師との面談をWebでやらざるを得なくなってくるのではないでしょうか。
大学の医師は学生への講義や院内の会議にZoomなどを使う機会が増えているため、かなりWeb面談への抵抗がなくなりましたし、市中病院にも普及してきています。
では、MRが医師に対してWeb面談をするときに注意しなければいけないことは何でしょうか。
私が実際にWeb面談をして気づいたことを含めて注意すべき代表的なことを記載していきたいと思います。
MRが医師にWeb面談する際注意すべきこと3選！
Web面談の際に注意しておかなければならないことの代表格は３つです。
それは、「通信環境」、「音声」、「資料準備」です。
細かいことを探せばまだまだあるかもしれませんが、私の経験上、これら3つのポイントでWeb面談が滞ると面談自体が崩壊してしまってリカバリーが難しくなりますので、特に気をつけています。
逆にこれ以外の小さなことであれば、たいていの医師は許してくれます。
では、この3つのポイントについて細かく説明していきます。
通信環境
双方の通信環境に気を使う
当然のことですが、Web面談を行う上で最も注意しなければならないのがこの通信環境です。
ただ、こちら側の通信環境を万全するのはもちろんのことですが、Web面談を行う相手側の通信環境にも気を使う必要があります。
どちらの通信環境が原因で音声や動画が届いていないのかはその場でわかりませんし、どちらにしても面談が上手くいかなくなることに変わりはありませんからね。
これは都市部ではあまり注意しなくても問題にならないことが多いかもしれませんが、地方ではなかなか難しい問題ですよね。
特に、病院はたいてい鉄筋コンクリートで造られていますし、医局などは入り組んだ場所にあることも多く通信環境が良い場所を探すのも一苦労です。
もちろん、こちらが直接病院に入って通信環境の良い場所を探すわけにもいきませんので、あくまで面談相手である医師に確認してもらう必要があるというのが難しいところです。
特にWeb面談を初めて行う医師の場合には、事前にメールでできる限り通信環境が良い場所で面談を行っていただくように丁重にお願いしています。
さらに、万が一通信が途切れた場合、面談相手に直接つながる電話番号を知っておくというのも重要なポイントになります。
できれば医師の携帯電話の番号がベストです。
直通の電話番号を知らないでWeb面談の通信が途切れた場合、病院の代表番号に電話をかけたりして連絡が遅くなりますし、その間に相手の医師がその場を離れてしまう可能性もありますので、相手医師には事前にこういった理由を話して電話番号を聞いておくのが良いと思います。
あとは、光通信であってもものや場所によっては混雑時間帯は通信速度が遅くなりますので、できる限り12時前後や17時前後の混雑時間にWeb面談のアポイントを入れないように気をつけています。
このあたりに気をつけるだけでも通信障害でWeb面談に失敗するということはなくなると思います。
音声
通信環境の良い場所でアポイントの時間にWebを開いてもらうことができたら、次に注意しなければならないのは音声がちゃんと聞こえるかどうかです。
音声が聞こえなくなる原因は複数あるため焦りますが、その原因を知っておけばいざというときに素早く解決できる可能性があります。
では、Web面談の音声トラブルの原因をいくつかあげてみましょう。
製薬メーカーではZoomの他にもVeeva社のEngage MeetingやCiscoのWebExなど様々なWeb面談ソフトが使用されていますが、今回は最も使われているであろうZoomの画面で説明します。
PCもしくはWeb面談アプリの音声がミュートになっている
Web面談のアプリに音声ミュートの機能がついているほか、PC自体の音量調節もありますので、どちらかがミュートになっていたり音量が小さくなっていると音声がきこえなくなってしまいます。
面談相手側の音声が聞こえない場合にはまずこれを疑いましょう。
Web面談アプリの設定を確認する
単純に音量がミュートになっていたり小さくなっていたりということがなければ、次はWeb面談アプリの設定で音声が出ないようになっている可能性を疑います。
まずは右上の大きな赤枠のところを確認し、出力先が正しく選択されているかをチェックします。
また、その下の赤枠「自動で音量を調整」にチェックが入っているか確認すると同時に上の音量バーがある程度右に行っていることも確認します。
そして、その下の赤枠「ミーティングへの参加時に、自動的にコンピューターでオーディオに参加」にチェックが入っているかを確認します。
最後に一番下の赤枠「ミーティングの参加時にマイクをミュートに設定」のチェックが入っていないか確認し、もしも入っていたらチェックを外します。
このへんをWeb面談の相手に伝えるのは大変ですが、自分が設定をわかっていれば電話などで伝えることが可能になるので覚えておくと良いと思います。
アプリのバージョンが更新されていない
会社のPCやモバイル端末の場合だとバージョンが随時更新されますが、Web面談アプリをたまにしか使わない場合やその端末自体をたまにしか使わない場合、バージョンが更新されないままになっていることがあります。
バージョンが古いままだと音声のシステムに不具合が起こることがありますので、しばらく使っていない場合にはアプリのバージョンが最新であることを確認してもらう方が良いかも知れません。
紹介する資料の準備
上記2つの点で準備ができていたら、Web面談でプレゼンに使う資料がスムーズに出せるように準備しておきましょう。
こちらは社内会議などで使ったことがあるMRの方も多いかと思いますが、いざというときになかなかスムーズに出せなかったりするので、事前に手順を再確認しておくのがいいと思います。
大抵の場合、一番左上に「デスクトップ」が来ると思いますので、それを選択し右下の「共有」ボタンを押せば、デスクトップの全てのファイルを連続で共有することができます。
しかし、ここのファイルを選択すると、次のファイルを共有するときには一度画面共有を終了して再度違うファイルを選択し直す必要がありますので、複数のファイルを続けて表示させる必要がある場合には「デスクトップ」を選択して共有するようにしましょう。
さいごに
以上、Web面談の時に注意すべき３つのポイントについてご紹介しました。
これ以外にも、面談の時には突然騒音が入ってこない場所を選ぶのも以外に大事かと思いました。
地方だと踏切の近くだと電車が来たら長時間サイレンの音が入ってきてしまいますし、道路の近くだと焼いもや灯油の販売トラック、救急車などが通ったりしますので、なるべくそういった場所を避ける方がいいと思います。
また、通信環境によっては資料を共有するときに若干のタイムラグが生じることがあります。
パワーポイントのスライドなどを使って説明をしていると、自分が切り替えているのにまだ相手の画面では切り替わっていないということが数秒間という時間で起こることがありますので、画面がしっかりと切り替わっているかどうか確認することを忘れないようにすると良いと思います。
これ以外にも、またWeb面談をやって気づいたことがあれば共有したいと思います。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
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