MRの仕事

Zoomなどのオンライン面談をするときの注意点をあげてみる

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こんにちは。

現役MRのリョウタです。

色んな会社のMRに話を聞いていると、多くの製薬会社でオンライン面談に力を入れていくと言っているようですね。

オンライン面談システムはMicrosoft社のSkype for BusinessやCisco社のWebEX、ブイキューブ社のV-cubeなど多くのものがありますが、製薬会社が最も多く導入しているのがZoom Video Communications社のZoomです。

「米国では新型コロナ前からリモートが常識という話」で記事にしましたが、米国では2018年にMR活動のリモート割合が50%を超えていますので日本でもいずれそうなると思っていました。

日本では新型コロナで一気にオンライン面談が普及していく形になりましたが、まだ顧客側の環境も整っていませんし、自分も慣れていないのでどんな予想外のことが起こるかわからないので躊躇してしまいますよね。

そんな中、私は何度かZoomで面談をやってみましたのでその際に感じたことや注意点について共有していきたいと思います。

Zoomの面談アポイントを取るのに一苦労

私は会社が比較的早くZoom面談の必要性を推してきていたこともあり、この1ヶ月ほどの間に3名の先生とZoomで面談をしてみました。

今ではインターネットのニュースなどでZoomのセキュリティに対する脆弱性の問題が取り上げられており、GoogleやスペースXなどの大企業や各国政府がZoomの使用を禁止したということで、Zoomはある意味日本でも有名になりました。

Zoomはメールなどでアドレスのリンクを相手に送信すればアプリなどをダウンロードしたり設定したりする必要なく面談を開始することができるので非常に手軽です。

そのことがウケて2019年にはアクティブユーザー数が月1,000万人でしたが、2020年3月には2億人、そして4月は既に3億人を突破しているなど破竹の勢いで普及しています。

しかしそのときにはまだ一般にあまり知れ渡っていませんでしたので、まずZoomで面談する依頼を受けて頂くのに一苦労といった感じでした。

ややこしいアプリのダウンロードや設定などが一切必要なく、メールで送信するアドレスをクリックするだけでビデオ面談が可能なこと、ノートパソコンならほとんどにカメラやマイクがついているので用意するものはノートパソコン1台で良いことなどを伝えてようやくOKして頂くことができました。

しかし、ノートパソコンがあってもビデオ面談をするとなると声を出す必要があるので、医局などの共用スペースでは実施しづらいのでできれば個室などで実施して頂くことなどを事前に話しておく必要があります。

また、Zoomについてはセキュリティ脆弱性も指摘されていますので病院の情報セキュリティの観点からZoomなどのリンクに入ることを禁止している施設もあるかもしれません。

それについては医師へ面談を依頼する前に施設に確認をしておいた方がよさそうですね。

いずれにしても、そういった環境を確保することが難しい若手の先生やITに疎い年配の先生にはなかなかオンライン面談を受けて頂きにくいのが現状です。

なので、業務で使用する予定がありそうな大学病院の先生にまず依頼してみると今ならすでに使用し始めている先生も出てきているのではないでしょうか。

実際に面談したときに起こった予期せぬトラブル

私の会社では、社内会議などではわりと頻繁にZoomを使っていたのですが、いざ顧客など社外の相手とオンライン面談をするのははじめてでした。

社内の面談では社員はみんな同じノートPCを貸与されていますので、設定などをいじらなければ問題なくオンライン面談をすることができます。

でも社外の顧客との面談となるとパソコンの環境がわからないため、まず間違いなく何かしらのトラブルが起こると思いながら一応対応する準備をしていたつもりでした。

大きなことではありませんでしたが、それでもやっぱり反省すべきトラブルはありましたね。

どんなトラブルがあったか共有したいと思います。

音声が聞こえづらい

実際に面談画面に入ると私の声は先生にしっかり届いていたようですが、逆に先生からの音声がなぜか非常に小さくて聞こえにくい状態でした。

社員どうしのZoom面談でもたまにZoom内の音声設定が変わっていることがあって声が小さくなっている人がいますが、その場合にはZoomの設定から音声を調整すればよく聞こえるようになります。

そのことを先生に伝え、Zoomの設定から音声を調整してもらいましたが全く変化はありませんでした。

この場合では、私の方でイヤホンを接続するとかなり聞こえるようになったためその後問題なくオンライン面談を行うことができました。

おそらくですが、先生のパソコン本体のマイク入力のボリュームが小さくなっているためにおこったのだと思われますが、面談中にコントロールパネルに入って音声入力のボリュームを切り替えて頂くのは少し難易度が高いので、同様のトラブルが起きた時にはイヤホンで対応できることを学ぶことができました。

画面共有の切り替えができない

2人目のオンライン面談のときにおこったことなのですが、面談前に用意しておいたパワーポイントのスライドやワードでの資料を切り替えるときにスムーズにいかないという事がありました。

直接面談するときならある程度慣れていればカバンからスッと資料を出すことができるのですが、オンライン面談では絶対的に場数が少ないため一度切り替えに戸惑ってしまうと思った以上にテンパってしまいます。

Zoomでは画面共有という機能があり、自分のPC内に用意しているファイルやブラウザをすぐに相手に表示させることができるので大変便利なのですが、いきなりファイルやブラウザを選択して表示してしまうと切り替える時にいちいち表示を終了してまた選択し直す必要があります。

またこれをやると自分のPCに表示されている画面とZoomで相手に共有している画面が違ってしまうため、とてもややこしくなります。

これに手間取ってしまって、先生を少し待たせてしまうというミスをやってしまいました。

オンライン面談後にわかったのですが、画面共有でファイルなどを選択せず自分のデスクトップ画面を選択すればその後いちいち共有画面を終了させて切り替えることなく相手にいろんな資料を提示することができます。

この反省を生かしてオンライン面談を実施する前に自分のデスクトップ画面をできるだけキレイにしておいて、必要なファイルなどの資料だけを準備して画面共有はデスクトップ画面を選択するようにしたところ、3回目のオンライン面談ではスムーズに実施することができました。

手探り状態ではあるものの利便性から普及は進む

オンライン面談をして頂いた先生からは「学生への講義だったり医局の会議などでZoomを使う必要が出てきているので、Zoomの使い方について知る機会ができてちょうどよかった」という感想をもらいました。

私たちMRのような営業職だけでなく、病院や大学などでも会議や講義、セミナーなどの機会は多くあり、今は大勢が集まって実施することができないことからZoomなどのオンラインで行う必要性が高まっています。

そのような場で講師を行う可能性が高い医師や薬剤師の先生はもうすでに導入され始めていますし、まだのところでもいずれ導入されていく可能性が非常に高いです。

今はピンとこない先生や必要ないと言われる先生でもいずれは使うことになるでしょうから、MRの私たちが先生の練習がてらに面談で使うことをおすすめしても良いのではないかと思います。

後々「練習しておいて良かった!ありがとう!」というふうになるかもしれませんよ。

まだまだ変化の途中ですが、数年後には医療関係者は誰もが当たり前にZoomなどのオンライン面談を使っているようになるはずです。

私のようにオンライン面談を使っての失敗談や面白かったことなどがもしございましたら、下のメッセージで是非共有して頂きたいと思います。

最後まで読んでいただきありがとうございました。

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